IT-Projektmanagement: Eine Disziplin in der Geschäftswelt
Die Digitalisierung schreitet in Unternehmen aller Branchen immer weiter voran, sodass viele Projekte heute durch IT Maßnahmen durchgeführt werden. IT-Projektmanagement hat sich daher als wichtiger Teilbereich des Projektmanagements erwiesen und spielt in Unternehmen eine beständig wachsende Rolle.
Was genau unterscheidet IT-Projektmanagement von anderem Projektmanagement?
Die Grenzen zwischen IT-Projektmanagement und traditionellem Projektmanagement verwischen sich immer mehr, da die meisten Projekte zumindest teilweise auch IT-Komponenten enthalten. Daher können heute immer mehr Projekte in den Bereich des IT-Projektmanagements fallen, selbst wenn ihr Kerngedanke aus anderen Fachbereichen des Unternehmens stammt.
Zur erfolgreichen Durchführung solcher Projekte muss ein IT-Projektmanager eine ganze Reihe von Skills besitzen. Die Kenntnis von Programmiersprachen und Softwaretechnologie sind dabei ebenso wichtig wie eine ständige Weiterbildung, um stets mit neuesten Entwicklungen im IT Bereich vertraut zu sein. Weiterhin muss der IT Projektmanager jedoch auch mit dem spezifischen Aufgabenfeld des jeweiligen Unternehmens vertraut sein, um Projekte leiten zu können.
Skills in der Personalführung sind gefragt
Im IT-Management ist es über die fachlichen Qualifikationen hinaus jedoch wichtig, auch eine Reihe von Soft Skills zu besitzen, die den Manager in die Lage versetzen, eine oft sehr individuell denkende Personengruppe zu leiten und koordinieren zu können. Bei IT-Projekten wirkt in der Regel eine ganze Reihe von Spezialisten mit. Dazu gehören Softwareentwickler ebenso wie Tester, Fachspezialisten und auch Anwender.
Eine derart breit gestreute Gruppe hat zu dem jeweiligen Projekt oft sehr unterschiedliche Ansichten und Lösungsideen. Anwender können so etwa Wünsche oder Vorschläge äußern, die sie als einfach zu lösen betrachten. Doch gerade diese scheinbar einfachen Elemente können für den Softwareentwickler zu einem Problem werden, das kaum umzusetzen ist. So kommt es immer wieder zu Informationen und Feedback, die in sich widersprüchlich sind. Somit muss das IT-Projektmanagement in der Lage sein, die Problematik jeder beteiligten Gruppe zu analysieren und zu verstehen. Nur so ist gewährleistet, dass ein Projekt ohne unnötige Verzögerungen erfolgreich durchgezogen werden kann.
Was sind die Aufgaben des IT-Projektmanagements?.
Immer wieder stellt sich die Frage: Was macht ein IT-Manager? Grob umrissen ist der IT-Manager dafür verantwortlich, oft sehr komplexe IT-Projekte umzusetzen und dabei den Prozess von Anfang bis Ende zu beaufsichtigen.
Jedes Projekt durchläuft dabei einen bestimmten Zyklus:
- Beginn mit der Planungsphase, in der sich alles um das Design des Projekts dreht
- Aufbau und Implementierung des Projekts
- Phase der konstanten Kontrolle, während überprüft wird, dass alle implementierten Maßnahmen so funktionieren, wie es ursprünglich geplant war
Oft müssen in dieser Phase noch unterschiedliche Verbesserungen durchgeführt werden, wenn die Anwender Fehler oder Probleme feststellen. Ein IT Projekt ist erst beendet, wenn es fehlerfrei läuft und alle Anwender entsprechend eingewiesen sind.
Welche Parameter müssen beim IT-Projektmanagement beachtet werden?
Das Projektmanagement muss bei der Durchführung des Projekts auf verschiedene Kriterien achten, die zum Teil auch im herkömmlichen Projektmanagement entstehen:
- Der finanzielle Rahmen und das Ressourcenmanagement
- Der Projektmanager trägt die Verantwortung, die Grenzen des Budgets nicht zu überschreiten
- Alle Ressourcen sollten auf möglichst effiziente Weise genutzt werden
Die Änderungskontrolle fällt ebenfalls in den Verantwortungsbereich des IT-Projektmanagements. Das Projekt kann nicht als abgeschlossen betrachtet werden, bis alle nötigen Änderungen durchgeführt sind.
Bei der Durchführung eines IT-Projektes ist es wichtig, dass alle Beteiligten gesetzte Ziele verstehen und darauf hinarbeiten. Stakeholder Management und Projektkommunikation gehören daher ebenfalls zu wichtigen Aufgaben im IT-Projektmanagement.
Was sind die Methoden beim IT-Projektmanagement?
Jedes IT-Projekt stellt eine Herausforderung dar und es besteht immer die Gefahr, dass ein großer Aufwand von Planungsarbeit und somit Ressourcen verschwendet wird, wenn kein Erfolg verbucht werden kann. Daher sollten Ziele stets innerhalb eines bestimmten Budgets und innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens durchgeführt werden. Es müssen Methoden angewendet werden, mit denen alle Einzelmaßnahmen erfolgreich koordiniert werden können. Dazu gibt es im modernen IT-Projektmanagement verschiedene Ansätze, die zum Erfolg führen können.
Beliebte Methoden sind:
- Scrum
- Kanban
- Wasserfall-Methode
- Lean
Scrum
Aktuell gehört Scrum zu den beliebtesten Methoden, wenn es um IT-Projektmanagement geht. Es handelt sich dabei um ein agiles Vorgehensmodell, dem eine einfache Theorie zugrunde liegt. Viele Projekte sind zu komplex und umfangreich, um einen einzigen Plan zu verfassen. Zum Teil können Probleme und ihre möglichen Lösungen nämlich noch gänzlich unbekannt sein, wenn das Projekt startet.
Arbeitsschritte von Scrum
Daher wird bei der Arbeit schrittweise vorgegangen, sodass Zwischenergebnisse erstellt werden können. Scrum sieht vor, den Ablauf des Projekts in einzelne Etappen zu unterteilen, die als Sprints bezeichnet werden und jeweils eine Dauer von 30 Tagen haben. Am Ende jeder Etappe muss ein funktionsfähiges Zwischenergebnis bestehen, welches dann die Grundlage für die nächste Etappe bildet.
Zu den Arbeitsschritten gehört das Sprint Planning, das jedem Sprint vorangeht. Täglich gibt es ein Meeting, die als Daily Scrum bezeichnet wird und es allen Beteiligten ermöglicht, sich über den aktuellen Stand des Sprints zu informieren. Am Ende eines Sprints wird ein Sprint Review durchgeführt, bei dem das erzielte Zwischenergebnis überprüft und der nächste Sprint besprochen wird. Das Zwischenergebnis wird im Product Backlog eingetragen. Schließlich kommt es zur Sprint Retrospective bei dem das Projektergebnis überprüft und die Möglichkeit zur konstanten Verbesserung erörtert wird.
Kanban
Kanban ist eine Methode, die vor Jahren ursprünglich für die Steuerung der Produktion entwickelt wurde. Heute hat sich jedoch ergeben, dass die Methode auch für das agile Projektmanagement ausgezeichnet geeignet ist und daher neben Scrum am häufigsten eingesetzt wird.
Die Aufgaben werden bei dieser Methode in drei Bereiche unterteilt, die ihren Status beschreiben:
- To-do: Aufgaben sind geplant, aber noch nicht begonnen
- In Progress: Aufgaben befinden sich in Bearbeitung
- Done: Aufgaben sind abgeschlossen
Nach Bedarf kann die Kanban Methode auch noch um weitere Spalten erweitert werden. Dennoch eignet sie sich hauptsächlich für Projekte, die eine geringere Komplexität aufweisen. Kanban ermöglicht dem Projektmanagement eine hohe Transparenz und außerdem die Möglichkeit zu einer schnellen Interaktion innerhalb des Projektes.
Wasserfall-Methode
Die Wasserfall-Methode ist sehr übersichtlich und erleichtert es dem Projektmanager, die einzelnen Phasen eines Projektes im Überblick zu behalten. Dazu wird das Projekt in sequenziellen Phasen unterteilt, die aufeinander aufbauen, genau wie die Kaskaden in einem Wasserfall.
Eine typische Unterteilung besteht aus fünf Phasen:
- Analyse der Anforderungen
- Erstellung eines Entwurfes
- Implementation des Entwurfes
- Testphase und schließlich die Inbetriebnahme
Bei der Softwareentwicklung kann diese Methode in vielen Fällen ausgezeichnete Resultate erzielen und wird daher häufig für IT-Projekte eingesetzt. Bei traditionellen Methoden wird dieser Schritt-für-Schritt Ansatz bereits zu Beginn des Projektes festgesetzt. Im Rahmen von agilen Methoden wird er jedoch erst im Verlauf des Projektes erarbeitet.
Lean
Lean ist ebenfalls eine Methode, die zum agilen Projektmanagement gehört. Ziel bei dieser Methode ist es, Aufwand und Ertrag so zu optimieren, dass eine Verschwendung von Ressourcen vermieden werden kann. Als Verschwendung werden dabei drei Konzepte betrachtet, die auch als 3M bezeichnet werden.
Diese sind wie folgt:
- Muda beschreibt alle Prozesse und Tätigkeiten, die nicht zu einer Wertschöpfung führen. Diese sollen identifiziert und vermieden werden.
- Mura zielt darauf ab, Prozesse optimal aufeinander abzustimmen, sodass Ressourcen auf effiziente Weise genutzt werden können.
- Muri bezieht sich auf eine gleichmäßige Auslastung aller Ressourcen. Bei den Ressourcen kann es sich beispielsweise um Mitarbeiter, aber auch um Räumlichkeiten oder Computer handeln. So werden Überbelastungen vermieden, die zur Verzögerung einzelner Schritte des Projekts führen könnten.
IT-Projektmanagement leicht gemacht: mit NINE brackets an Ihrer Seite
Ein professionelles IT-Projektmanagement bietet Unternehmen eine ganze Reihe von Vorteilen und macht es möglich, Entscheidungen über Investitionen auf eine effizientere Weise zu treffen. Projekte können zeitgemäß durchgeführt und es kann auch vermieden werden, dass das angegebene Budget überschritten wird.
Gleichzeitig kann eine bessere Stakeholder-Kommunikation erzielt werden, sodass sich Erwartungen der Realität anpassen lassen. Ein gut strukturiertes IT-Projektmanagement sorgt dafür, dass Werte mit hoher Qualität schnell und zuverlässig geliefert werden können. Fühlen Sie sich angesprochen? Dann besprechen Sie doch mit uns Ihr Vorhaben!